BPMのめざすところのひとつにプロセスの自動化というのがある。BPA(Business Process Automation)なんて言われかたもしている。さて自動化というのはどういうことなのだろうか。自動の対語は手動だから、手作業をITでやることが自動化なのだろうか。全自動洗濯機のように業務プロセスのStartからEndまで自動的に流すことなのだろうか。
まず、この自動化をしましょうということは現在は自動化できていないということで、それではどこがどう自動化できていないのかをみつけることが自動化を考える第一歩であろう。
企業情報システムやグループウエアなどの導入が多くの会社でなされているが、業務プロセスが自動化されているとは到底思えない。ひとつの目安は帳票があるかないかです。前にも書きましたが、帳票の使われ方として、まずは電子化されている業務と電子化されていない業務の橋渡しです。ですから、帳票があるうちは自動化できていないということです。はっきりいうと入力画面や検索画面と帳票や伝票を中心に業務システムを動かしているうちは無理です。
例えば、出金処理ひとつをとっても、よくやられるのはシステムにデータを入力し、そこから出金伝票を出し、押印して領収書を添付して上長の承認を得る。それが経理に行ってまたそこで承認して終わるみたいなことになる。その間は紙が回ってその流れにしたがって業務プロセスが回る。さて、これを自動化しようと思ったらどうしたらよいのでしょうか。
お気づきだと思いますが、情報を紙に乗せて動かすのではなく、情報はシステムで回さないといけないのです。業務フローに従って情報が遷移していくというようにしないと自動化はできません。紙が要るなら伝票にしても領収書にしてもスキャナーで読んで電子情報化して参照情報として一緒に回っていくということにするのです。
ただし、それだからといって全自動化ができるのかどうかという問題は残ります。それには、化学プラントなんかでもそうですが、センサーが信頼でき外乱を素早くキャッチできることと、変化を制御できるロジックができていること、最終的な安全弁があることなどである。
そう言われると業務プロセスの場合はちょっと難しそうですね。業務プロセスってかなり複雑で混沌としているし、何よりも相手がいることなので感知は大変そうですね。金融なんては金融工学なんて言葉もあるくらいだからできそうだが、一般的な業務では難しいようだ。
そうなるとまずは先ほど例にあげたように、画面や帳票主体ではなく、プロセスをまず作って、そのプロセスをITを使ってどう自動化するのかというアプローチでやるのが正解ではないでしょうか。
そのときたびたび言っているように自動化できるレベルとできないレベルがあるということで、BPMで描くフローは自動化できるのある。そこに乗せるまでのミクロワークフローは自動化というよりコラボレーションで実行せざるをえないのである。
だから、何でもBPMで自動化するというのには抵抗がある。化学プロセスでもどうしても御しきれないところは人間の手でやるのである。