帳票は作らないようにします
システム化するとき必ずペーパレスを指向します。しかしながら、ほとんどが挫折してしまいます。仮に帳票を減らせたとしても紙は減らないのです。なぜなら画面そのものを、あるいは用意された印刷用のページなどをせっせと印刷するからです。
ですから、帳票を減らすことと紙を減らすことはちょっと次元の違う話かもしれません。ここではもちろん帳票を減らそうということです。帳票は元来帳簿と伝票のことだったのですが、今はもっと広範な意味に使われていて、システム上、紙で出力するものをすべてそういう言い方がされています。
帳票を全部やめられるかというとそれは無理で法定帳票やお客さんが絶対必要だと言っているものなどはやめるわけにはいきません。
そのほかの帳票はどうなのでしょうか。なぜそうした帳票が必要なのでしょうか。
帳票の使われ方として、まずは電子化されている業務と電子化されていない業務の橋渡しと言われます。例えば、決済のハンコを押してもらうために紙を回すといったようなことです。
次に、会議の資料とか報告書ですね。手元に置いて紙をめくりながら一覧したいということなのです。
あと意外と多いのがチェックリストの類です。定期的に膨大な量のチェックリストを印刷して机の上に載せておくという風景を見かけるでしょう。ほとんど見ないようなものも含めて積んであります。
２番目と３番目は意識して減らすことです。もはやPCは一人一台となり、プロジェクターなどのOA機器も充実しているので、極力画面を使って、会議をするとか報告書を読むとか、チェックするとかというやり方に変えていくことです。
この技法では、最初の電子化されている業務と電子化されていない業務の橋渡しとしての帳票を減らすことをめざしています。といいますか、この技法でやれば帳票が減るということなのです。確認や承認といったアクションを情報共有サイトで行なっていきますので紙による情報伝達は減るというわけです。
また、凝った帳票をつくりますが、帳票を作ることが目的でもなんでもなく、情報の伝達手段と考えたら見てくれはそんなに気にすることはないのです。
とはいえ、帳票好きの日本人はまだまだいますのでなかなか減らないかもしれませんが、そんなときはせめて帳票の電子化をしましょう。
作法その１５のポイント
ここでちょっとお断りを。作法その１６ということで、「実作業の扱い」を予定していましたが、実作業といっても非常に多くのパターンがあります。したがって、いまの段階では、汎用的な「型」を示すのは難しいのではないかと考えています。もう少し、いろいろなケース例が出てきてから整理してみたいと思います。ということで、「業務プロセス設計作法」は一応今回で終わることにします。