きれいなプロセスにするための7つのチェックポイント
業務プロセス設計のポイントは、いかにシンプルで一貫化されたきれいなプロセスを作るかにかかってします。そのためには、さまざまな角度からチェックする必要があります。以下にあげるような7つのチェックポイントに従って検討を行ないます。
それぞれをもう少し詳しく見て行きます。
目的合致性というのは、目的が明確になっているかということとは違うということに気をつけてください。上にも書いてあるように“なぜそのプロセスが存在しているか”が明確になっていることなのです。すなわち、その会社の事業運営にとって必要不可欠のプロセスなのかどうかということです。いくら目的が明確でもその会社にとって要らないプロセスかもしれないのです。
一貫化というのは、業務がスムーズに流れるようになっているかをみていきます。途中で流れを止めているようなアクティビティやアクションが入っていないかをチェックするわけですが、本技法ではマクロワークフローが書類の流れとして連続性を担保しているので、この作法どおりにやっていけば一貫化は達成できると思います。むしろミクロのワークフローにおいて、意思決定が遅れたりしないように、メンバーの選定やロールの設定、運用ルールなどに気をつけます。
シンプル化というのは、言うまでもなく、変な迂回や分岐がないかなどをチェックします。データ確定がない書類は作らないので、それだけでもシンプルになります。
プロセスは共通化できるものは極力共通化することを心掛けます。全体のプロセス数を少なくすることは管理のしやすさにつながります。ヒト・モノ・カネの流れを分離することはこの共通化ということにつながっています。例えば、代金請求・回収プロセスというのは、様々なものの流れに対して共通のプロセスになります。
標準化には内なるものと外なるものとがあります。同じプロセスなのに営業所ごとで違っていたりしないようにというのが内なる標準化です。また、業界標準とは違った自社固有を持たないといったようなことが外なる標準化となります。
最後にIT化のチェックですが、最近はツールやデバイスもいいものが出てきていることもあり、手作業でやっているところをITに置き換えていくことは積極的に進めていくべきだと考えています。
実はこの作法自体がここにあげるチェックポイントに答えるようになっていますが、これらチェックポイントを頭の中に入れてプロセス設計をおこなっていった方がよいでしょう。またこうしたチェックはそれぞれがいろいろな局面で必要になってくるものなので、絶えず注意しながら進めていきます。
作法その１１のポイント